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Gestão Documental

A gestão ESTRATÉGICA de documentos é extremamente importante para que sejam garantidos os processos de controles internos, compliance e gestão de riscos nas empresas, INDEPENDENTEMENTE dos seus tamanhos e mercados nos quais atuem.

​​A ESTRATÉGIA é utilizada no cruzamento conveniente de dados e informações coletados, a fim de que possam ser geradas informações de controle e informações gerenciais, as quais guiam ações específicas utilizadas na inovação e aprimoramento de processos.

Uma das nossas maiores especialidades é a gestão integral de documentos, oferecendo aos nossos clientes o devido conforto operacional para quando necessitarem apresenta-los, independentemente da situação.

MÉTODO

Para tanto, utilizamos uma técnica exclusiva de modelamento do processo de negócios de cada departamento da empresa, identificando os documentos-chaves a serem arquivados, de acordo com o tempo de guarda impostos pelas respectivas leis e tabelas de temporalidade, e desenhamos um processo de gestão dos mesmos, adequado às necessidades individuais de cada cliente, conforme as exigências legais impostas pela Lei Geral de Proteção de Dados Brasileira.

SUPORTE TOTAL AO CLIENTE

Para empresas que NÃO POSSUAM organização de acervo documental

As empresas que NUNCA SE PREOCUPARAM com a organização documental são as que estão mais expostas perante as leis, uma vez que, por força legal, as mesmas tem que apresentar evidências documentais quando solicitadas, seja por uma causa trabalhista, ou por conta de uma fiscalização que as mesmas recebam. E mais, tais documentos devem ser apresentados completos e corretos, de acordo com os padrões legais. A não apresentação de tais evidências documentais pode representar, em muitos casos, perdas financeiras significativas para as empresas. 

Assim, a escolha pela conformidade documental, muito mais do que um custo financeiro, deve ser encarada como uma estratégia de negócio. Ademais, com a sanção da LGPD, preocupações adicionais devem ser levadas em consideração relativas à gestão de dados pessoais, conforme as exigências legais.
Para o caso de empresas que não dispõe de organização adequada ou específica para o seu acervo de documentos, oferecemos assessoria básica especializada, desde a criação do processo interno customizado de gestão de documentos, até a implementação física do mesmo, uma vez que temos experiências na área de segurança da informação, projetando a infra-estrutura adequada para o arquivamento corrente e permanente dos nossos clientes, de acordo com as suas necessidades.
Para empresas que possuam organização INADEQUADA de acervo documental
Para as empresas que JÁ POSSUEM estrutura de guarda de acervo documental, porém se encontrem desorganizadas, oferecemos a nossa consultoria na análise das melhorias necessárias a serem implementadas, mediante as adequações, inclusões ou reformas que sejam necessárias (de acordo com cada caso), visando as respectivas melhorias e adequações.

Para as empresas que já possuam estruturas adequadas para guarda do acervo documental

Oferecemos para tais empresas a nossa consultoria especializada na triagem, seleção, organização e relatórios técnicos referentes à qualidade do acervo técnico presente atualmente na empresa.

PROJETOS DE SALAS DE DOCUMENTOS DE ÚLTIMA GERAÇÃO
A gestão de documentos está intimamente ligada à segurança da informação. Dentro desta área, o suporte para a guarda conveniente de documentos é fundamental, principalmente àqueles que devem ser arquivados por grande período de tempo, por força legal.
A guarda destes documentos deve seguir normas e padrões internacionais, que envolvem questões de projeto de salas cofres para os documentos, dotadas de projetos customizados, englobando climatização inteligente, extinção de incêndio a gás, monitoramento total, sistemas de alarme e incêndio, gabinetes para a guarda de documentos customizados, dentre outros. 

A CONFORMIDADOS possui excelência no projeto de salas arquivo de última geração, premiadas internacionalmente, equipadas de acordo com normas internacionais e aprovadas segundo as normas do corpo de bombeiros local, de tamanhos diferentes, atendendo às necessidades específicas dos nossos clientes.

Consulte-nos.

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